| Office文档可以说是打印机的主要“服务”对象之一，相信多数人都能使用打印机熟练地打印出自己所要的Office文档来。但是要想打出“精彩”，玩出“花样”的话，并不是简单地单击一下“打印”按钮就能做到的，我们必须要掌握一些特定的打印技巧，才能提高打印机的“服务”效率，节约打印机的使用成本！
1、追求节约效果
在正式打印一篇包含若干页面的文档时，我们常常先要打印一份草稿进行校对；考虑到草稿只是供自己浏览的非正式文件，因此我们完全可以借助打印缩略功能，将多张文档页面缩小到一张打印纸中进行集中打印，从而在最大限度内将打印纸张节省下来。在启用打印缩略功能时，可以按如下步骤来操作：
先使用Word应用程序打开目标文档，然后在编辑界面中依次单击菜单栏中的“文件”/“打印”命令，在其后弹出的打印设置对话框中，找到“缩放”设置项；
图1
然后在该设置项的“每页的版数”处，选择合适的版数，一般情况下选择“4版”为宜，然后在“按纸张大小缩放”处，选择好与打印机进纸槽中所放纸张相同的规格，例如要是打印机使用的A4纸，那我们就可以在图1界面中选中“A4”规格，并单击“确定”按钮，这样的话打印机就能将目标文档的四页内容全部打印在一张纸上，从而有效地将打印纸张节约到底。2、追求自动效果
大家知道，巧妙地借助快捷键，能够有效地提高Word文档操作效率，遗憾的是Word应用程序中包含了太多的快捷键，这对于那些刚接触Word文档编辑的“菜鸟”朋友们来说，要想熟练地使用快捷键的确有一定的难度。为此，不少朋友用手工输入的方法，将Word应用程序中包含的所有快捷键全部列写成表单形式并打印出来，以便日后能够在编辑文档过程中随时调用查看。其实，我们根本没必要用手工方法把快捷键列写出来，只要巧妙地对Word应用程序进行一下设置，就能让打印机自动将Word应用程序中所包含的快捷键以列表的形式打印出来了；下面，就让我们一起来看看具体的实现步骤吧：
图2
先将Word应用程序打开，并在其编辑界面中依次单击菜单栏中的“工具”/“宏”/“宏”命令，在弹出的如图2所示的对话框中，单击“宏的位置”处的下拉按钮，并从下拉列表中选择“Word命令”，再在“宏名”下拉列表框中选中“ListCommands”选项，之后单击一下该对话框右侧区域的“运行”按钮；
图3
随后Word应用程序将会自动弹出一个标题为“命令列表”的对话框(如图3所示)，选中其中的“当前菜单和快捷键设置”项目，并单击一下“确定”按钮，这样的话Word应用程序就能自动把所有的快捷功能键以表格形式列写出来了，以后我们只要再单击一下工具栏中的“打印”按钮，就能让打印机快速地将快捷键列表打印出来了。3、追求拼版效果
与Word文档一样，PowerPoint文档也能打印出拼版效果出来，但它与Word文档的实现步骤不一样：
首先打开PowerPoint文档界面，然后单击菜单栏中的“文件”项目，从弹出的下拉菜单中单击“打印”命令，进入到打印参数设置对话框，如图4所示；
图4
其次在图4界面的“打印内容”设置项处，单击下拉按钮，并从弹出的下拉列表中选择“讲义”选项；在随后被自动激活的“讲义”设置项处，设置好每张页面能显示的幻灯片数目，同时设置好各个幻灯片在纸张上显示的先后顺序；
设置好相关参数后，再单击一下“预览”按钮，就能看到实际的拼版打印效果了；要是预览效果满意的话，那只要再单击一下“打印”按钮，这样就能实现拼版打印效果了。4、追求个性效果
也许一张电子表格中包含若干个单元格，但只有部分单元格中的内容是我们需要的，倘若我们只想将与自己有关的单元格内容打印出来时，该怎么实现呢？相信多数人会毫不犹豫地选择打印整张表格，不过这样来操作的话容易将其他单元格中的隐私内容泄露出去，同时容易造成打印墨水的浪费现象！那有没有办法让打印机跳过不相关的单元格内容，只打印我们需要的单元格内容呢？答案是肯定的，我们可以按照如下步骤来实现这样的打印要求：
首先运行Excel应用程序，打开目标电子表格文档，然后按下键盘上的Ctrl键，同时用鼠标左键依次单击我们需要的单元格内容，直到将相关的所有单元格全部选中为止；
图5
接着单击菜单栏中的“文件”选项，从下拉列表中执行“打印”命令，进入到“打印内容”设置对话框，如图5所示；在图5界面的“打印内容”设置项处，将“选定区域”单选项选中，并单击“确定”按钮，这样的话打印机就能只打印选中的单元格内容，而对那些没有被选中的单元格都会自动忽略的。5、追求智能效果
在设计电子表格时，不少人往往会使用彩色的背景，或者使用色彩多样的框架，或者使用各种效果的文字来重点突出电子表格中的某些区域或某些文字内容；不过要是将这种五彩斑斓的电子表格打印出来时，可能会让人看了有一种眼花缭乱的感觉，而且在用彩色打印机来打印的话，还十分容易造成彩色墨水被极度浪费的现象。那如何才能保证五彩斑斓的电子表格被清晰打印出来，而且又能不浪费彩色墨水呢？其实，我们完全可以对电子表格的打印参数进行一下合适的设置，让打印机驱动程序智能地将表格中的彩色处理成黑白两色，如此一来就能保证打印出来的效果黑白分明了，下面就是该方法的具体实现步骤：
首先运行Excel应用程序，打开目标电子表格文档，然后依次单击菜单栏中的“文件”/“页面设置”命令，打开页面设置对话框，如图6所示；
单击该对话框中的“工作表”标签，并在对应标签页面的“打印”设置项处，将“单色打印”项目选中，同时单击一下“确定”按钮，这样的话打印机日后再打印彩色电子表格时，就会智能地将其中的彩色处理成黑白两色，从而能够有效地保证打印效果。 |
咨询热线：0755-88355087 88355041| 
工商网监电子标识